PERSATUAN IBU BAPA DAN GURU ( PIBG )

SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN SEKSYEN 3

BANDAR KINRARA, 47100 PUCHONG

SELANGOR DARUL EHSAN.

TEL/FAX: 03-80757760

Ruj. Kami:SMKS3/PIBG/SU/ (10)

Tarikh : 2 Julai 2008

MINIT MESYUARAT AJK PIBG KALI KETIGA SESI 2008/2009

Tarikh : 14 Jun 2008

Tempat : Bilik mesyuarat

Masa : 9.00- 12.20 tengahari

Kehadiran :

Hadir :

1. Pn Hjh Zawiah bt Yahya ( Pengetua )

2. YM Ungku Ibrahim bin Ungku Ahmad ( YDP )

3. Dr. Noriah bt Bidin ( Naib YDP )

4. Pn Norbaizura bt Nazarudin (Setiausaha)

5. Pn Rozita bt Hussin ( Bendahari )

6. YM Raja Azlan bin Raja Shahrom

7. YM Raja Saidatul Mahtra bt Raja Aris

8. En Patrick Har

9. Pn Siti Zaharullail bt Mohd Isa

10. En Johnson Anthony

11. Pn Wong Peck Wee

12. Pn Norazua bt Adnan

13. Pn Noor Azlipah bt. Abd. Aziz

Tidak hadir (bersebab)

1. Pn Hemamalini A/P Arumugam (cuti bersalin)

2. Pn Nurlina Onn bt Abdullah (ceramah Perkampungan Ilmu)

Agenda

1. Ucapan YDP

2. Ucapan Pengetua

3. Pengesahan minit mesyuarat

4. Perbincangan perkara berbangkit

5. Laporan kewangan

6. Aktiviti menambah dana

7. Hal-hal lain

1. Ucapan Pengerusi

YM Ungku Ibrahim b Ungku Ahmad (YDP) mengucapkan terima kasih kepada semua AJK yang hadir.

2. Ucapan Pn Hjh Zawiah bt Yahya ( Pengetua )

2.1 Pengetua mengucapkan terima kasih atas kehadiran semua AJK PIBG. Pengetua juga mengucapkan tahniah dan terima kasih kepada pihak PIBG kerana sekolah telah menerima Anugerah Kualiti Lonjakan Saujana SPM 2007. Pengetua memaklumkan bahawa ini adalah merupakan cabaran kepada sekolah supaya dapat mengekalkan kualiti tersebut memandangkan kualiti pelajar-pelajar pada tahun ini agak merosot. Justeru, kelas tambahan yang diadakan dapat membantu pelajar bagi meningkatkan prestasi mereka.

2.2 Pengetua memberitahu aktiviti ko-kurikulum diadakan seperti biasa iaitu pada hari Khamis tetapi bermula daripada minggu lepas (12 Jun 08), pelajar-pelajar PMR dan SPM dikecualikan hadir. Kehadiran mereka bagi aktiviti ko-kurikulum dikira melalui kehadiran bagi kelas tambahan.

2.3 Pengetua memaklumkan Program Perkampungan Ilmu sedang berlangsung di UPM yang melibatkan pelajar PMR dan SPM. Penutupan program tersebut akan diadakan esok (15 Jun 08) di Kolej 16, UPM dan kesemua AJK PIBG dijemput hadir.

2.4 Hari Terbuka akan diadakan pada 20 Jun 08, bermula pada 8pg tetapi jika ada ibu bapa yang hadir sebelum pukul 8pg, guru hendaklah melayan ibu bapa berkenaan. Pada 23 Jun 08 pula, akan diadakan Majlis Penutupan Minggu Antidadah.

Tindakan : Makluman

3. Pengesahan minit mesyuarat

3.1 YDP meminta supaya minit mesyuarat AJK PIBG kali kedua disahkan. Pn Noor Azlipah mencadangkan minit tersebut disahkan dan telah disokong oleh Pn Rozita.

4. Perbincangan perkara berbangkit

4.1 Raja Azlan bertanyakan tentang, Perkara 3.3. YDP memaklumkan kontraktor ada memberi invois dan ‘quotation’ bagi pemasangan cermin tersebut telah dibincangkan oleh AJK PIBG sesi 2007/2008 yang lalu. Pengetua menyatakan bahawa En Hamid telah menerima harga baru daripada kontraktor berkenaan dan terpulang kepada PIBG untuk membuat keputusan samada meluluskan atau tidak. YDP menegaskan walaupun telah berlaku salah faham daripada kotraktor terbabit, pembayaran yang akan dibuat adalah berdasarkan ‘quotation’ yang telah dipersetujui iaitu RM10K dan tidak lebih daripada itu.

Tindakan : Makluman

4.2 Raja Azlan minta ditunjukkan kontrak yang telah dipersetujui iaitu dengan nilai RM10K. YDP menjelaskan perkara ini sepatutnya tidak dibangkitkan kerana peruntukan tersebut telah diputuskan dalam mesyuarat AJK PIBG sesi lalu. En Johnson brersetuju agar perkara ini tidak terus dibincangkan.

Tindakan : Makluman

4.3 YDP memaklumkan kertas kerja yang lewat diterima tidak akan dilayan sebaliknya perlu dihantar lebih awal.

Tindakan: Makluman

4.4 YDP menyatakan beliau telah menerima satu surat daripada ibu bapa yang meminta supaya dikecualikan daripada membayar sumbangan PIBG dan memohon PIBG untuk membayar yuran sekolah anaknya. Pengecualian dibenarkan bagi keluarga yang tidak berkemampuan tetapi untuk pihak PIBG membayar yuran sekolah mungkin tidak dapat diluluskan memandangkan PIBG kekurangan dana bagi menjalankan aktiviti. NYDP mencadangkan sempena Hari Terbuka nanti, maklumkan pada ibu bapa yang belum memberi sumbangan PIBG memandangkan pada waktu tersebut guru dapat berhubung terus dengan ibu bapa. Pengetua memberitahu bahawa guru hanya boleh menginagtkan ibu bapa untuk memberi sumbangan PIBG tetapi tidak boleh memaksa mereka untuk membayarnya.

Tindakan : Guru Tingkatan

4.5 Raja Azlan memberitahu terdapat kesilapan dalam minit mesyuarat kali kedua iaitu Perkara 3.5 berkaitan bilangan pelajar yang belum membayar sumbangan PIBG iaitu 661orang. Pn Rozita memperbetulkan di mana bilang tersebut adalah bagi pelajar yang telah memberi sumbangan.

Tindakan: Setiausaha

4.6 Pn Rozita bertanyakan tentang Perkara 6.10. En Patrick memaklumkan beliau telah pun membeli sebuah komputer berharga RM2451.00 dengan spek yang lebih tinggi daripada yang diminta. YDP membandingkan harga yang dibeli dengan ‘quotation’ yang telah diberi dan didapati harganya lebih rendah. En Patrick bertanyakan tentang makmal komputer sekolah. Pengetua menjelaskan sekolah mempunyai makmal komputer tetapi hanya 22 buah komputer sahaja yang dapat berfungsi dengan baik. Ada sekolah yang masih belum mendapat peruntukan untuk komputer dan ada juga sekolah yang mendapat komputer sumbangan daripada pihak tertentu tetapi komputer yang diberi tidak boleh dipakai. En Patrick menyarankan supaya jika sekolah mendapat sumbangan komputer pastikan komputer yang diterima mengikut spesifikasi.

Tindakan : Makluman

4.7 YDP menyatakan setiausaha telah pun membuat satu surat pemberitahuan yang memaklumkan mengenai tiga program anjuran PIBG. YDP meminta supaya setiausaha menyertakan bersama keratan jawapan di dalam surat tersebut. Raja Azlan mengingatkan supaya tarikh akhir menghantar keratan jawapan dinyatakan.

Tindakan : Setiausaha

4.8 YDP merujuk kepada perkara 7 iaitu pengagihan AJK kepada biro-biro. En Johnson bertanyakan kepada pengetua, bolehkah ibubapa bekerjasama dengan guru berkaitan disiplin. Pengetua memberitahu beliau memang berharap En Johnson dapat membantu pihak sekolah terutamanya dalam menangani masalah disiplin dikalangan pelajar India. Antara salah laku yang pelajar lakukan adalah merokok, bergaduh dan berdua-duaan. Pengetua memaklumkan ada pelajar yang telah digantung sekolah kerana ditangkap berduaan di dalam kelas selepas waktu persekolahan. Pengetua juga meminta En Johnson mengadakan program yang bersesuaian untuk berjumpa dengan pelajar yang bermasalah.

Tindakan : Makluman

4.9 Merujuk perkara 6.1, NYDP menyatakan jika sekolah ingin meminta PENGASIH memberi ceramah di sekolah, pihak sekolah perlu menyediakan bayaran. Beliau akan memberi nombor telefon seorang daripada pegawai Kementerian Kesihatan Malaysia untuk dihubungi sekiranya pihak sekolah ingin menganjurkan aktiviti yang berkaitan.

Tindakan : Makluman

5. Laporan Kewangan

5.1 Bedahari membentangkan laporan kewangan sepanjang bulan Mei 08. Baki duit yang terkini sehingga 14 Jun 2008 adalah RM 27 49.50 (di bank) dan RM 296.20 (tunai di tangan). Raja Azlan meminta supaya disertakan bersama penyata daripada bank.

Tindakan : Bendahari

6. Program Kitar Semula, Hari Kantin dan Jumble Sale

6.1 YDP bertanyakan kepada setiausaha tentang jualan barangan kitar semula. Setiausaha memberitahu bahawa beliau telah menjual surat khabar seberat 180kg (25sen/kg) dan tin seberat 25kg (75sen/kg). Hasil jualan tersebut adalah berjumlah RM39.00.

Tindakan : Makluman

6.2 Pengetua mencadangkan supaya Hari Kantin dan Jumble Sale diadakan pada hari yang sama dan telah dipersetujui oleh semua AJK. Raja Azlan mengingatkan supaya maklumkan pada ibu bapa lebih awal agar mereka dapat mengumpulkan barangan yang berkenaan. Pengetua mencadangkan Hari Kantin dan Jumble Sale diadakan pada 26 Julai 2008 (Sabtu) iaitu selepas Minggu GERKO.

Tindakan : Makluman

6.3 Raja Saidatul mencadangkan supaya pelajar Tingkatan 1 menjual dan ibu bapa membantu menyediakan modal. Anjurkan aktiviti yang memberi keseronokan kepada pelajar untuk mendapat sumbangan. Pengetua mencadangkan supaya setiap pelajar diwajibkan membeli kupon dan PIBG perlu ada satu gerai sendiri. Raja Azlan mencadangkan supaya makanan yang akan dijual dikategorikan mengikut tingkatan.

Tindakan: AJK berkenaan

6.4 En Patrick meminta supaya disediakan surat supaya ibubapa dapat menyatakan jenis sumbangan yang ingin diberi sempena Hari Kantin dan Jumble Sale.

Tindakan : Setiausaha

6.5 Raja Azlan menyarankan PIBG menjual air pada hari berkenaan. YDP mengingatkan supaya pada hari tersebut dsediakan tong untuk kitar semula. Pengetua mencadangkan supaya diadakan kafe di Dewan Gemilang.

Tindakan : AJK berkenaan

6.6 Setiausaha mencadangkan supaya pengurusan program-program menambah dana dibahagikan megikut biro-biro. Berikut adalah cadangannya:

6.6.1Program Kitar Semula

Biro Kurikulum & Ko-Kurikulum

- Pn Siti

- Pn Azlipah

Biro Pengaduan, Pembangunan Disiplin & Keselamatan Pelajar

- En Johnson

- Pn Wong Peck Wee

6.6.2 Hari Kantin & Jumble Sale

Biro Hal Ehwal Murid & Kebajikan

- Raja Azlan Bin Raja

- Pn Nurlina

Biro Promosi, Publisiti, Protokol Majlis Keraian & Sambutan Perayaan

- Raja Saidatul

- Pn Norazua

6.6.3 Kutipan Syiling 1sen & 5sen

Biro Pembangunan Asas Dan Perhubungan

- En Patrick Har

- Pn Hemamalini

Tindakan : Makluman

6.7 YDP meminta supaya surat pemberitahuan diberi pada ibu bapa pada bulan Jun dan nyatakan tarikh akhir serahkan keratan jawapan. Beliau menyatakan perlu ada mesyuarat dalam masa terdekat untuk menyambung perbincangan iaitu pada 5 Julai 2008. Barangan untuk Jumble Sale, ibu bapa boleh menghantar lebih awal kepada pihak sekolah. Jika baju yang disumbangkan agak mahal, hasil jualan diberikan 10% kepda ibu bapa tetapi jika ibu bapa setuju untuk dermakannya adalah lebih baik. Kesemua barangan yang akan dijual mesti berada dalam keadaan baik dan masih boleh digunakan lagi.

Tindakan : Setiausaha

6.8 Raja Azlan mencadangkan supaya semua AJK terlibat bagi menjayakan program yang telah dirancang. Cadangan setiausaha tentang pengagihan biro bagi meguruskan program boleh diterima.

Tindakan : Semua AJK

7. Hal-hal lain

7.1 YDP meminta supaya Pn Rozita menghubungi juruaudit PIBG sesi 2007/2008, En Yamani samada beliau bersetuju untuk mengisi kekosongan jawatan berkenaan bagi sesi 2008/2009.

Tindakan : Bendahari

Mesyuarat ditangguhkan pada 12.20 tengahari.

Disediakan oleh : Disahkan oleh :

………………………… …………………………..

(Norbaizura bt Nazarudin) (Pn Hjh Zawiah bt Yahya)

Setiausaha PIBG Penasihat PIBG