PERSATUAN IBU BAPA DAN GURU ( PIBG )
SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN SEKSYEN 3
BANDAR KINRARA, 47100 PUCHONG
SELANGOR DARUL EHSAN.
TEL/FAX: 03-80757760
Ruj. Kami:SMKS3/PIBG/SU/ ( 8 )
Tarikh : 21 Mei 2008
MINIT MESYUARAT AJK PIBG KALI KEDUA SESI 2008/2009
Tarikh : 10 Mei 2008
Tempat : Bilik mesyuarat
Masa : 9.30- 12.30 tengahari
Kehadiran :
Hadir :
1. Pn Hjh Zawiah bt Yahya ( Pengetua )
2. YM Ungku Ibrahim bin Ungku Ahmad ( YDP )
3. Dr. Noriah bt Bidin ( Naib YDP )
4. Pn Norbaizura bt Nazarudin (Setiausaha)
5. Pn Rozita bt Hussin ( Bendahari )
6. YM Raja Azlan bin Raja Shahrom
7. YM Raja Saidatul Mahtra bt Raja Aris
8. En Patrick Har
9. Pn Wong Peck Wee
10. Pn Norazua bt Adnan
11. Pn Noor Azlipah bt. Abd. Aziz
12. Pn Nurlina Onn bt Abdullah
Tidak hadir (bersebab)
1. Pn. Hemamalini A/P Arumugam (temujanji doktor)
2. Pn Siti Zaharullail bi Mohd Isa (rombongan pelajar)
3. En Johnson Anthony (urusan kerja)
Agenda
1. Ucapan YDP
2. Ucapan Pengetua
3. Perbincangan perkara berbangkit
4. Pengesahan minit mesyuarat
5. Aktiviti menambah dana
6. Meluluskan belanjawan
7. Lantikan biro-biro
8. Hal-hal lain
1. Ucapan Pengerusi
YM Ungku Ibrahim b Ungku Ahmad (YDP) mengucapkan terima kasih kepada semua AJK yang hadir.
2. Ucapan Pn Hjh Zawiah bt Yahya ( Pengetua )
2.1 Pengetua mengucapkan tahniah dan selamat menjalankan tugas kepada AJK PIBG baharu. Pengetua memaklumkan minggu hadapan pelajar-pelajar akan menghadapi Peperiksaan Pertengahan Tahun 2008 dan pihak sekolah akan mengadakan sambutan Hari Guru peringkat sekolah pada 22 Mei 2008. Sempena Hari Guru peringkat kebangsaan iaitu pada 16Mei2008, pihak sekolah akan membacakan beberapa perutusan sewaktu perhimpunan. Pada 23 Mei pula, sekolah akan mengadakan gotong-royong. Pengetua juga memberitahu bahawa kelas tambahan akan dijalankan mengikut jadual yang telah ditetapkan.
2.2 Mengimbas tentang Hari Sukan yang telah berlangsung, beliau telah menerima pelbagai reaksi daripada pelbagai pihak; banyak yang positif tetapi masih terdapat beberapa kekurangan. Pengetua mengucapkan terima kasih kepada PIBG kerana telah membantu sekolah dalam menjayakan Hari Sukan berkenaan.
Tindakan : Makluman
3. Perbincangan perkara berbangkit
3.1 YDP memaklumkan waktu mesyuarat yang akan datang dan seterusnya adalah pada pukul 9.00 pagi.
AJK bolehlah merujuk belanjawan yang telah disenaraikan mengikut turutan tarikh.
Tindakan : Semua AJK
3.2 Pn Rozita memaklumkan harga sebenar bagi medal adalah RM888.00 berbanding dengan belanjawan yang dibuat iaitu RM1200.00. .
Tindakan : Makluman
3.3 YDP bertanyakan tentang kontaraktor yang memasangkan cermin untuk Pusat Sumber. Pn Nurlina memaklumkan cermin tingkap berkenaan telah dipasang petang semalam. YDP bertanyakan tentang invois yang baru. Raja Azlan memberitahu sekiranya kontraktor telah bertukar, kontraktor yang baru perlu dikurangkan perbelanjaannya. Pengetua menyatakan bahawa urusan dengan kontraktor berkenaan adalah di bawah En Abd Hamid. Raja Azlan mengingatkan supaya sebelum sesuatu belanjawan itu diluluskan, perlu ada invois terlebih dahulu.
Tindakan : Makluman
3.4 Pengetua memaklumkan keputusan mengenai pertukaran cermin akan dimaklumkan pada mesyuarat akan datang oleh En Abd Hamid.
3.5 YDP bertanyakan tentang bilangan pelajar yang masih belum membayar sumbangan PIBG. Pn Rozita memaklumkan bahawa bilangan pelajar yang belum membayar telah bertambah kerana ramai pelajar baru yang telah mendaftar masuk. Terdapat seramai 661 orang pelajar yang masih belum membayar dan kebanyakannya tidak dapat membayar kerana kurang berkemampuan.
Tindakan : Makluman
3.6 YDP menyatakan mungkin ada pelajar yang tidak membayar kerana ibu bapa mereka tidak mahu memberi kerjasama kepada pihak sekolah dan PIBG. Pengetua mencadangkan supaya PIBG mengeluarkan surat kepada ibu bapa yang tidak membayar lagi untuk memberi sumbangan RM50 walaupun secara ansuran.
Tindakan : Setiausaha
4. Pengesahan minit mesyuarat
4.1 En Patrick Har mencadangkan supaya minit mesyuarat diberi lebi awal kepada AJK.
Tindakan : Setiausaha
4.2 YDP meminta supaya minit mesyuarat AJK PIBG kali pertama disahkan. Pn Nurlina
mencadangkan minit tersebut disahkan dan telah disokong oleh Pn Wong Peck Wee.
5. Program menambah dana
5.1 YDP memaklumkan Program Kitar Semula bolehlah terus dimulakan. Pelajar-pelajar mengumpul barangan kitar semula mengikut kelas kerana pertandingan akan diadakan mengikut kelas. Pengetua mencadangkan supaya barangan kitar semula yang pelajar kumpulkan, disusun di dalam kelas masing-masing.
5.2 Kutipan barangan kitar semula akan dijalankan seminggu sekali. Kesemua barangan yang dihantar untuk dikitar semula akan direkodkan. Raja Saidatul mencadangkan supaya pengumpulan barangan kitar semula ditetapkan jenisnya bagi setiap bulan bagi memudahkan pengumpulan.
Tindakan : AJK Program Kitar Semula
5.3 YDP menyatakan perlu diadakan ceramah dan perasmian bagi Program Kitar Semula. YDP juga memberitahu bahawa perlu disediakan surat makluman kepada pelajar-pelajar berkenaan Program Kitar Semula ini. YDP memberitahu bahawa pelajar perlu dimaklumkan tentang Program Kitar Semula supaya mereka dapat mengumpul barangan kitar semula lebih awal.
Tindakan : Setiausaha
5.4 Naib YDP mencadangkan supaya mewujudkan tema bagi program ini dan tema tersebut akan diperolehi daripada pelajar-pelajar melalui pertandingan mencipta tema.
Tindakan : AJK Kitar Semula
5.5 Raja Azlan mencadangkan supaya diadakan kutipan duit syiling 1sen dan 5sen. Pengetua mencadangkan kutipan dijalankan mengikut kelas dan akan dikumpulkan oleh guru tingkatan. Kesemua hasil kutipan akan diletakkan di pejabat sekolah.
Tindakan : Semua AJK
5.6YDP bertanyakan tarikh yang sesuai untuk mengadakan pelancaran program-program menambah dana. Pengetua menyatakan tarikh akan dimaklumkan pada mesyuarat yang akan datang kerana perlu merujuk takwim sekolah terlebih dahulu.
Tindakan : Pengetua
6. Belanjawan Aktiviti SEMESTI
6.1 YDP memaklumkan bahawa belanjawan yang datang secara ‘ad-hoc’ agak sukar untuk diluluskan, contohnya Program Antidadah. YDP mencadangkan supaya belanjawan untuk program tersebut dikurangkan. Naib YDP mencadangkan supaya rombongan ke PENGASIH dibatalkan dan digantikan dengan menjemput penceramah daripada PENGASIH untuk menyampaikan ceramah.
Tindakan : Setiausaha
6.2 Pn Rozita menerangkan tentang penyata kewangan PIBG daripada 1 Jan hingga Mei 08. Raja Azlan bertanyakan tentang perbelanjaan yang dkeluarkan untuk membaiki tandas. Pengetua memaklumkan bahawa kerja membaiki tandas dilakukan sempena pilihanraya yang lepas disebabkan sekolah telah dipilih untuk menjadi pusat mengundi.
Tindakan : Makluman
6.3 Raja Azlan memberitahu bahawa penggunaan perkataan ‘bayaran balik pinjaman’ di dalam penyata kewangan perlu diubah kerana ianya memberi maksud yang berbeza. Perkataan yang boleh digunakan bagi mengganti perkataan tersebut adalah ‘pemulangan pendahuluan’. Naib YDP menyatakan pertukaran perkataan tersebut perlu bagi mengelakkan inkuiri daripada mana-man pihak.
Tindakan : Bendahari
6.4 Pn Rozita memaklumkan Setiausaha Sukan ingin memohon duit lebihan daripada Hari Sukan digunakan untuk membeli medal bagi acara merentas desa. YDP memberitahu bahawa duit yang berlebih tidak boleh digunakan untuk tujuan yang lain.
Tindakan : Makluman
6.5 Raja Azlan dan En Patrick Har mencadangkan supaya diwujudkan dua akaun perbelanjaan iaitu sebelum dibelanjakan (anggaran) dan setelah dibelanjakan (belanjawan sebenar).
Tindakan : Bendahari
6.6 Raja Azlan memberitahu bahawa belanjawan di dalam kertas kerja Bidang Teknik dan Vokasional terdapat kesilapan iaitu kurang RM89.00. Pn Norbaizura menjelaskan aktiviti berkenaan telah pun berlangsung pada Minggu Akademik dan Pusat Sumber, oleh itu belanjawan tersebut tidak diperlukan lagi.
Tindakan : Makluman
6.7 Raja Azlan bertanyakan tentang perbelanjaan kontigensi di dalam belanjawan kertas kerja Perkampungan Ilmu. Pengetua memaklumkan penjelasan akan diberikan pada mesyuarat akan datang kerana kertas kerja tersebut disediakan oleh kaunselor.
Tindakan : Setiausaha
6.8 Rujuk penyata kewangan bagi Mac 08,Raja Azlan bertanyakan tentang duit yang keluar masuk pada 19hb. Pn Rozita menjelaskan terdapat kesilapan ketika menaip iaitu nilai duit tunai yang dimasukkan ke dalam bank adalah RM1600.00. Raja Azlan memaklumkan bahawa semua duit sumbangan PIBG yang telah dibayar oleh pelajar perlu dimasukkan ke dalam bank terlebih dahulu dan kemudian baru dikeluarkan semula untuk digunakan.
Tindakan : Bendahari
6.9 Raja Azlan mencadangkan supaya Bendahari mempunyai wang tunai di tangan bagi memudahkan urusan. Nilai yang telah dipersetujui oleh semua AJK adalah RM500.00.
Tindakan : Makluman
6.10 Pn Nurlina memberitahu bahawa beliau telah menghubungi DELL berkaitan pembelian komputer untuk kegunaan majalah sekolah. Keputusannya, DELL akan menjual kompter tersebut denagn harga yang lebih rendah. YDP mengingatkan supaya sebelum membeli pastikan kesemua spek adalah seperti yang dekehendaki. En Patrick Har menawarkan diri untuk menguruskan pembelian komputer berkenaan.
Tindakan : En Patrick Har
7. Pelantikan Biro-biro
7.1 YDP memaklumkan terdapat 5 biro yang akan diwujudkan dan setiap biro mempunyai 2 orang AJK iaitu seorang ibubapa dan seorang guru. Berikut adalah senarai biro-biro beserta nama AJK.
1. Biro Hal Ehwal Murid & Kebajikan
- YM Raja Azlan Bin Raja Shahrom
- Pn Nurlina Onn bt Abdullah
2. Biro Kurikulum & Ko-Kurikulum
- Pn Siti Zaharullail bt Mohd Isa
- Pn Azlipah bt Abd. Aziz
3. Biro Pembangunan Asas Dan Perhubungan
- En Patrick Har
- Pn Hemamalini A/P Arumugam
4. Biro Promosi, Publisiti, Protokol Majlis Keraian & Sambutan Perayaan
- YM Raja Saidatul Mahtra bt Raja Aris
- Pn Norazua bt Adnan
5. Biro Pengaduan, Pembangunan Disiplin & Keselamatan Pelajar
- En Johnson Anthony
- Pn Wong Peck Wee
Tindakan : Makluman
7.2 YDP meminta supaya AJK yang dilantik sebagai biro dimaklumkan oleh setiausaha melalui e-mel.
Tindakan : Setiausaha
8. Hal-hal lain
8.1 YDP mencadangkan supaya semua program yang akan dijalankan oleh PIBG dimasukkan ke dalam laman web sekolah dan dalam setiap surat dicatatkan bersama alamat web berkenaan.
8.2 En Patrick memaklumkan beliau telah menyerahkan surat permohonan kerusi kantin oleh PIBG kepada majikan beliau.
8.3 Raja Azlan meminta supaya pembayaran yang telah dibuat oleh pelajar untuk Program Perkampungan Ilmu perlu diberikan resit sebagai bukti dan setiap surat yang memerlukan jawapan daripada pelajar/ibu bapa perlu ada tarikh akhir penyerahannya.
8.4 Pn Nurlina memaklumkan jika sekolah ingin megadakan Program Bacathon pada tahun hadapan, permohonan ke PPD haruslah dibuat awal iaitu 6 bulan daripada tarikh yang dirancang.
8.5 Raja Azlan bertanyakan tentang data-base pelajar. Pengetua memaklumkan sekolah ada data-base yang dikenali sebagai Sistem Maklumat Murid (SMM). Raja Azlan mencadangkan supaya surat momohon sumbangan dihantar kepada ibu bapa yang berpendapatan tinggi. Pn Nurlina pula mencadang supaya ibu bapa yang telah memberi sumbangan, dicatakan nama mereka di sekitar kawasan sekolah.
Mesyuarat ditangguhkan pada 12.30 tengahari.
Disediakan oleh : Disahkan oleh :
Setiausaha PIBG Penasihat PIBG
No comments:
Post a Comment